Organizacja konferencji, w współzależności od jej charakteru, może okazać się bardzo poważnym przedsięwzięciem. Przykładowo, zupełnie inny charakter będzie miała kameralna, jednodniowa konferencja dla 30 osób, a inny - przykładowo. międzynarodowe sympozjum dla specjalistów z danej dziedziny trwające tydzień. Oba style imprez wymagają natomiast szczegółowego planowania obejmującego określenie budżetu, wybranie obiektu konferencyjnego, opracowanie skryptu artystycznego i znalezienie zespołu podwykonawców. Wysokość budżetu będzie w największy metodę wpływać na finalny wygląd imprezy. Głównie istotnie wpłynie na wybór miejsca organizacji imprezy, np. wielkość sali konferencyjnej, poziom bazy hotelowej oraz dodatkowo catering. W sytuacji kameralnych imprez, można zastanowić się nad organizacją w nietypowym miejscu, takim jak np. jacht, zabytkowe wnętrze (przykładowo. zamek), pole golfowe. Należy też wziąć pod uwagę możliwość organizacji imprez towarzyszących, takich jak zwiedzanie lokalnych atrakcji. Organizator powinien przewidzieć wystąpienie różnych sytuacji nietuzinkowych, takich jak awaria sprzętu nagłaśniającego czy rzutnika, większą liczbę uczestników niż zakładano, sytuację pogodową podczas imprez plenerowych, itd. Analiza możliwych czynników ryzyka, to podstawa sukcesu. Duże konferencje wymagają odpowiedniej promocji w mediach i pozyskania sponsorów. Wielokrotnie wymagane będzie opracowanie loga konferencji, witryny www oraz materiałów konferencyjnych, takich jak: identyfikatory, certyfikaty, broszury ze streszczeniami pokazu czy wykładów, teczki konferencyjne, gadżety. Witryna internetowa konferencji to idealne miejsce na zamieszczenie formularza rejestracyjnego, prezentację aktualności i szczegółowego kodu konferencji. Przykładem ogromnej konferencji jest konferencja klimatyczna ONZ (XIV Sesja Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie Modyfikacji Klimatu) organizowana w listopadzie 2008, w Łodzi. Szacuje się że w związku z tym, przyjedzie do stolicy Wielkopolski ok. 10 tysięcy osób (profesjonalistów, dziennikarzy, osób towarzyszących). Tego rodzaju przedsięwzięcie wymaga udziału władz ośrodki miejskie w organizacji konferencji. Poza bezdyskusyjnymi problemami organizatorów, takimi jak gwarancję miejsc noclegowych dla wszystkich gości, będzie możliwie jak najlepsze rozwiązanie problemów komunikacyjnych (korki) , a dodatkowo zabezpieczenie bezpieczeństwa uczestników , a oprócz tego pilnowanie porządku na ulicach mając na uwadze na chociażby ewentualne protesty antyglobalistów. Jak Bydgoszcz poradzi sobie z tak wielką imprezą - czas pokaże.
|
|
